Dokumenty niezbędne do dokonania czynności notarialnych

By ułatwić Państwu proces przygotowywania aktów notarialnych, stworzyliśmy listę niezbędnych dokumentów wymaganych przy najczęściej dokonywanych czynnościach. Proszę wybrać z listy poniżej odpowiednią kategorię:

Nieruchomość zabudowana / niezabudowana

• odpis zwykły z księgi wieczystej
  
• dokumenty geodezyjne:
  – wypis z rejestru gruntów (z adnotacją, że dokument stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej),
  – wyrys z mapy ewidencyjnej (z adnotacją, że dokument stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej) – jeśli składany będzie wniosek o założenie księgi wieczystej,
  – wypis z kartoteki budynków – jeśli nieruchomość jest zabudowana,
  – wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu nieruchomości, zaświadczenie o jego braku lub ostateczna decyzja o warunkach zabudowy,
  – mapa z projektem podziału nieruchomości wraz z ostateczną decyzją zatwierdzającą podział nieruchomości – gdy następuje podział nieruchomości,
  
• zaświadczenie wydane w trybie ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji,
  
• zaświadczenie wydane w trybie ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach,
  
• potwierdzenie zapłaty podatku od nieruchomości/opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego gruntu,
  
• zaświadczenie, z którego wynika, że w budynku usytuowanym na nieruchomości nikt nie jest zameldowany,
  
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, ostateczna decyzja administracyjna, odpis prawomocnego postanowienia Sądu).
  
  

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów.

W przypadku zbycia lub obciążenia rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem dziedziczenia i zasiedzenia, a po dniu 1 stycznia 2007 roku również darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, niezbędne jest przedstawienie zaświadczenia wydanego przez Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że uregulowano kwestię podatku od spadków i darowizn.

W przypadku, gdy stroną czynności jest:

• osoba fizyczna niezbędne jest wskazanie danych osobowych (wynikających z dokumentu stwierdzającego tożsamość: dowodu osobistego, paszportu, karty stałego pobytu) wraz z informacją o stanie cywilnym, zaś w przypadku małżonków pozostających w ustroju rozdzielności majątkowej niezbędne jest przedstawienie ustanawiającego ją dokumentu. W przypadku umowy darowizny niezbędne może okazać się przedstawienie odpisów skróconych aktów urodzenia lub małżeństwa wykazujących stopień pokrewieństwa pomiędzy darczyńcą/darczyńcami a obdarowanym/obdarowanymi.
  
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, niezbędne jest przedstawienie numeru KRS, aktualnego tekstu jednolitego umowy/statutu oraz zgody odpowiedniego organu spółki na dokonanie czynności.
  
• pełnomocnik, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa, z którego wynika umocowanie do dokonania czynności w imieniu mocodawcy.

 

Lokal stanowiący odrębną własność

• odpis zwykły z księgi wieczystej,
  
• dokumenty geodezyjne:
  – wypis z rejestru gruntów (z adnotacją, że dokument stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej),
  – wypis z rejestru lokali (z adnotacją, że dokument stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej),
  
• potwierdzenie zapłaty podatku od nieruchomości/opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego gruntu,
  
• zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu usytuowanym na nieruchomości nikt nie jest zameldowany,
  
• zaświadczenie, z którego wynika, że nie ma zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
  
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, ostateczna decyzja administracyjna, odpis prawomocnego postanowienia Sądu, decyzja Spółdzielni o przydziale lokalu, umowa przekształcenia spółdzielczego prawa do lokalu).
  
  

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów.

W przypadku zbycia lub obciążenia rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem dziedziczenia i zasiedzenia, a po dniu 1 stycznia 2007 roku również darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, niezbędne jest przedstawienie zaświadczenia wydanego przez Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że uregulowano kwestię podatku od spadków i darowizn.

W przypadku gdy stroną czynności jest:

• osoba fizyczna niezbędne jest wskazanie danych osobowych (wynikających z dokumentu stwierdzającego tożsamość: dowodu osobistego, paszportu, karty stałego pobytu) wraz z informacją o stanie cywilnym, zaś w przypadku małżonków pozostających w ustroju rozdzielności majątkowej niezbędne jest przedstawienie ustanawiającego ją dokumentu. W przypadku umowy darowizny niezbędne może okazać się przedstawienie odpisów skróconych aktów urodzenia lub małżeństwa wykazujących stopień pokrewieństwa pomiędzy darczyńcą/darczyńcami a obdarowanym/obdarowanymi
  
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, niezbędne jest przedstawienie numeru KRS, aktualnego tekstu jednolitego umowy/statutu oraz zgody odpowiedniego organu spółki na dokonanie czynności.
  
• pełnomocnik, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa, z którego wynika umocowanie do dokonania czynności w imieniu mocodawcy.

 

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

• zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej "do Notariusza" (ważne 14 dni),
• odpis zwykły z księgi wieczystej – jeśli dla prawa tego została założona księga wieczysta,
• zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu usytuowanym na nieruchomości nikt nie jest zameldowany,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, ostateczna decyzja administracyjna, odpis prawomocnego postanowienia Sądu, decyzja Spółdzielni o przydziale lokalu, umowa przekształcenia spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu).
  
  

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów.

W przypadku zbycia lub obciążenia rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem dziedziczenia i zasiedzenia, a po dniu 1 stycznia 2007 roku również darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, niezbędne jest przedstawienie zaświadczenia wydanego przez Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że uregulowano kwestię podatku od spadków i darowizn.

W przypadku, gdy stroną czynności jest:

• osoba fizyczna niezbędne jest wskazanie danych osobowych (wynikających z dokumentu stwierdzającego tożsamość: dowodu osobistego, paszportu, karty stałego pobytu) wraz z informacją o stanie cywilnym, zaś w przypadku małżonków pozostających w ustroju rozdzielności majątkowej niezbędne jest przedstawienie ustanawiającego ją dokumentu. W przypadku umowy darowizny niezbędne może okazać się przedstawienie odpisów skróconych aktów urodzenia lub małżeństwa wykazujących stopień pokrewieństwa pomiędzy darczyńcą/darczyńcami a obdarowanym/obdarowanymi.
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, niezbędne jest przedstawienie numeru KRS, aktualnego tekstu jednolitego umowy/statutu oraz zgody odpowiedniego organu spółki na dokonanie czynności.
• pełnomocnik, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa, z którego wynika umocowanie do dokonania czynności w imieniu mocodawcy.

 

Akt poświadczenia dziedziczenia

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy (zaświadczenie to wydawane jest nieodpłatnie przez wydział meldunkowy ostatniego miejsca zamieszkania spadkodawcy),
• wszystkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty (również odwołane),
• odpisy skrócone aktów urodzenia, zgonu lub małżeństwa (w przypadku zmiany nazwiska) spadkobierców, zapisobierców, uprawnionych z polecenia,
• numery ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości bądź spółdzielczych własnościowych praw do lokali, które przysługiwały spadkodawcy.

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów.

Przy akcie poświadczenia dziedziczenia obowiązkowe jest stawiennictwo osobiste.

W przypadku gdy stroną czynności jest:

• osoba fizyczna niezbędne jest wskazanie danych osobowych (wynikających z dokumentu stwierdzającego tożsamość: dowodu osobistego, paszportu, karty stałego pobytu). Niezbędnym jest przedstawienie odpisów skróconych aktów urodzenia lub małżeństwa
  wykazujących stopień pokrewieństwa,
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, niezbędne jest przedstawienie numeru KRS, aktualnego tekstu jednolitego umowy/statutu.

 

Oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• dane pozostałych spadkobierców.

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów.

W przypadku gdy do czynności staje:

• osoba fizyczna niezbędne jest wskazanie danych osobowych (wynikających z dokumentu stwierdzającego tożsamość: dowodu osobistego, paszportu, karty stałego pobytu)
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, niezbędne jest przedstawienie numeru KRS, aktualnego tekstu jednolitego umowy/statutu oraz zgody odpowiedniego organu spółki na dokonanie czynności.
• pełnomocnik, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa, z którego wynika umocowanie do dokonania czynności w imieniu mocodawcy.

 

Testament

• dane osoby powoływanej do spadku,
• w przypadku zapisu windykacyjnego w testamencie – informacje o prawie majątkowym objętym przedmiotem zapisu z powołaniem odpowiednich dokumentów

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów. Testament sporządzany jest przez testatora osobiście, bez udziału osób trzecich.

 

Umowa majątkowa małżeńska

• odpis skrócony aktu małżeństwa – w przypadku umów zawieranych w trakcie trwania związku małżeńskiego,
• informacja o wcześniej zawartych umowach majątkowych małżeńskich.

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów.

W przypadku gdy stroną czynności jest:

• osoba fizyczna niezbędne jest wskazanie danych osobowych (wynikających z dokumentu stwierdzającego tożsamość: dowodu osobistego, paszportu, karty stałego pobytu)
• pełnomocnik, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa, z którego wynika umocowanie do dokonania czynności w imieniu mocodawcy.

 

Pełnomocnictwo

• dane osobowe pełnomocnika
• opis nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu wraz z numerem księgi wieczystej.

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów.

W przypadku gdy do czynności staje:

• osoba fizyczna niezbędne jest wskazanie danych osobowych (wynikających z dokumentu stwierdzającego tożsamość: dowodu osobistego, paszportu, karty stałego pobytu)
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, niezbędne jest przedstawienie numeru KRS, aktualnego tekstu jednolitego umowy/statutu oraz zgody odpowiedniego organu spółki na dokonanie czynności.
• pełnomocnik, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa, z którego wynika umocowanie do dokonania czynności w imieniu mocoda

 

Oświadczenie o poddaniu się egzekucji

• umowa, z której wynika obowiązek poddania się egzekucji

Powyższy wykaz dokumentów ma charakter podstawowy. W konkretnym przypadku może zajść potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów.

W przypadku gdy do czynności staje:

• osoba fizyczna niezbędne jest wskazanie danych osobowych (wynikających z dokumentu stwierdzającego tożsamość: dowodu osobistego, paszportu, karty stałego pobytu)
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, niezbędne jest przedstawienie numeru KRS, aktualnego tekstu jednolitego umowy/statutu oraz zgody odpowiedniego organu spółki na dokonanie czynności.
• pełnomocnik, niezbędne jest przedstawienie pełnomocnictwa, z którego wynika umocowanie do dokonania czynności w imieniu mocodawcy.